Hillstar logo web small

10 tips om in 2021 meer uit Power BI te halen

30 maart 2021
Edward Rozendaal

Dit blog is geschreven door Michael Sluis

Haalt u alles uit Power BI? Veel bedrijven gebruiken Power BI om inzicht te krijgen in de cijfers en door middel van de juiste KPI’s een indicatie te krijgen van de resultaten van de organisatie of specifieker, de afdeling of team. Er is echter meer! Vanuit mijn dagelijkse praktijk heb ik 10 punten verzameld die u helpen om meer uit Power BI te halen. 

1.    Al uw rapportages in de huisstijl

In de Marketing-uitingen en interne documenten wordt tegenwoordig bij veel bedrijven gebruik gemaakt van een huisstijl welke voor de nodige herkenbaarheid en uitstraling van uw organisatie zorgt. Dit stopt niet bij Power BI! In Power BI kun je namelijk een eigen JSON-bestand (JavaScript Object Notation) als huisstijl importeren en zo integraal doorvoeren in de gehele (rapportage)-organisatie.

Hoe kom je aan een JSON-bestand, hoor ik u denken. Er zijn inmiddels diverse websites (https://themes.powerbi.tips/) waar je dit gemakkelijk op basis van kleurcodes (Hex-codes) kunt samenstellen.

2.    De filter-consument

Wanneer je een goede rapportage hebt gemaakt welke door veel verschillende gebruikers benut wordt, is het een veelgehoorde behoefte om zelf filters in te kunnen stellen. Dit kun je doen door op jouw pagina ruimte vrij te maken en daar de filters in te stellen voor deze gebruikers. Een nog mooiere manier om dit te doen is echter vanuit het filter-paneel, deze is daar namelijk ook voor bedoeld. Door de filters te definiëren in het filter-paneel gaat er geen kostbare ruimte in het tabblad zelf verloren en biedt je de eindgebruiker dezelfde filter-mogelijkheden als voorheen. Daarnaast biedt het ook extra mogelijkheden! Zo kun je per filter aangeven of de eindgebruiker deze wel/niet kan gebruiken/zien.

3.    Altijd en overal (leesbare) toegang tot jouw data

Binnen Power BI Desktop kun je jouw data ontsluiten en mooie rapportages bouwen. Binnen Power BI Service kun je deze vervolgens publiceren en delen met de eindgebruikers. Daarnaast heb je om het trio compleet te maken ook nog het vaak onderbelichte broertje van Power BI service, Power BI Mobile. Installeer de app, log in met jouw account en beschik altijd en overal (mits je over een internet-connectie beschikt) over jouw rapportages en data. Of het nou een vertegenwoordiger is die na het parkeren van zijn auto bij de klant nog snel even iets op wil zoeken of de directeur die vanaf het strand tijdens zijn vakantie even snel de cijfers wil checken, het kan allemaal via Power BI Mobile. Daarnaast kun je het zo gebruiksvriendelijk maken als dat je wenst door te werken met klikbare buttons als paginanavigatie en een telefoonweergave in te stellen vanuit Power BI Desktop.

4.    Nog meer visualisatiekeuze!

Dat Power BI over een rijk assortiment van visualisaties beschikt is geen nieuws. Wanneer je echter uitgespeeld raakt met de standaard basis-set kun je via de AppSource nog meer zogenaamde Custom visuals downloaden! Mocht je er voor kiezen deze te proberen let dan wel op de blauwe vinkjes. Een blauw vinkje betekent dat deze visual is goedgekeurd door Microsoft. 

5.    Maak een willekeurige flow inzichtelijk

Sinds een tijd is er een visualisatie in Power BI toegevoegd waarmee je gemakkelijk een flow in kaart kunt brengen. Deze visualisatie heeft inmiddels zelfs een mooie plek gekregen in het lint binnen de desktopapplicatie.

Het biedt in één oogopslag mooi inzicht in de verdeling van een bepaalde waarde naar een niveau naar keuze en is gemakkelijk aan te passen.

6.    Microsoft Teams & Microsoft Power BI

In de huidige maatschappij waarin thuiswerken heel gewoon is geworden, is het nog belangrijker dat je toegang hebt tot dezelfde informatie wanneer je overleg hebt met jouw collega’s. Via Microsoft Teams heb je mogelijkheid om met meerdere mensen tegelijkertijd te spreken en het scherm met elkaar te delen. Daarnaast is er een welkome integratie tussen Power BI en Microsoft Teams waardoor jij in jouw Teams een Power BI rapportage kunt integreren en zo gemakkelijk toegang hebt tot dezelfde data als team.

7.    Verplaats je in de eindgebruiker!

Eén van de grootste valkuilen bij het maken van rapportages is jouw eigen enthousiasme. Je kan de mooiste analyses via Power BI erop los laten maar zijn dit ook de analyses waar de eindgebruiker op zit te wachten? Verplaats je in de eindgebruiker, ga met hem/haar in gesprek en vraag wat voor die persoon of functie de informatie is waar hij/zij wakker van zou liggen op het moment dat het niet goed geregeld is. Dat is de informatie die hij/zij nodig heeft om betere beslissingen te nemen o.b.v. data. Een consultancy-truc hierbij is om de eindgebruiker tijdens de creatiefase van een rapportage te vragen of deze de door jou gemaakte rapportage uit kan leggen zonder enige instructie. Is het logisch wat er uit deze uitleg komt of is er nog extra focus/afbakening benodigd?

8.    Gemakkelijk analyseren op basis van jouw data

Binnen Power BI zit een standaard-functionaliteit waarmee je gemakkelijk extra inzichten en analyses kunt toevoegen aan bestaande visualisaties. Zo is het mogelijk om een gemiddelde lijn toe te voegen of een constante lijn. Deze lijn is of zelf te bepalen of dynamisch gevormd op basis van de data die er in de visualisatie zit.

9.    Stel alerts in zodat er wordt gehandeld voordat je het doorhebt.

Binnen de online omgeving van Power BI, Power BI Service, kun je jouw rapportages distribueren en delen met de juiste gebruikers binnen jouw organisatie. Je hebt hier verschillende mogelijkheden om rapportages te exporteren, dashboards te maken, de rapporten te integreren in Teams. Maar er is meer! Zo kun je op basis van eenvoudige Card-Visuals ook alerts instellen zodat je een melding of e-mail ontvangt op het moment dat een grenswaarde wordt overschreden. Dit is zelfs nog completer in te richten met behulp van de Power-Platform broer van Power BI, Power Automate! Zo zorg je ervoor dat je er altijd tijdig achter komt op het moment dat een kritieke grenswaarde wordt overschreden. 

10. Storytelling your data.

Power BI bewijst zich steeds vaker als tool waarmee je aan storytelling kunt doen en op infographic-achtige wijze jouw data inzichtelijk kunt maken. Sinds halverwege 2020 is er zo de opmaakfunctie ‘’Schaduw’’ bijgekomen waarmee je jouw visualisaties een schaduwachtig, 3D effect mee kan geven en daarnaast is er natuurlijk de mogelijkheid diverse icoontjes als afbeeldingen in te lezen en zo meer context aan jouw data mee te geven. Hoe gaaf is het als jouw rapportage een verhaal verteld over jouw business of afdeling vanaf het moment dat de gebruiker deze opent!

De wereld van Power BI kent vele mogelijkheden en dit zal voorlopig nog niet stoppen. Microsoft brengt nog steeds elke maand een update uit om u als gebruiker weer van nieuwe functionaliteit en keuzes te voorzien. Binnen Hillstar werken we ook elke dag hard om met BIRDS onze (potentiële) klanten nog blijer te maken en nieuwe functionaliteit aan te bieden in BIRDS of de standaard-rapportages. Meer weten? Bezoek snel onze website www.BIRDS.bi

Welkom bij Hillstar

Wij geven bedrijven het vermogen betere beslissingen te nemen op basis van data. Dat doen we door gebruik te maken van Microsoft technologie en onze kant en klare BI oplossing BIRDS.
neem contact op

Contact

Landjuweel 1
3905 PE Veenendaal
The Netherlands
Contact met SupportContact met Sales
Hillstar logo web small
FD Gazellen 2020 logo wit
Microsoft Gold partner logo wit
pencilmoonprinterexitfilm-playlocationcalendar-fulllaptopunlink