Talen

Hoe volwassen is uw BI-omgeving?

Hoe volwassen is uw BI-omgeving

Hoe volwassen is uw BI-omgeving?

Dit blog is geschreven door Jeroen Kooij, BI Consultant bij Hillstar

Vandaag de dag wordt er veel gesproken over data. Termen als Big Data, Business Intelligence, Self Service BI, Kunstmatige Intelligentie (AI) en Data Science komt u veelvoudig tegen. Dit kan een gevoel geven van urgentie: hier moeten we iets mee! Aan de andere kant kan het misschien ook overweldigend overkomen waardoor u denkt: laat maar even zitten. In de wereld van data gaan de ontwikkelingen echter snel en daarom is het van belang om wel aan te haken. Voordat u het weet heeft u immers de boot gemist en loopt u aanzienlijk achter ten opzichte van de concurrentie. In dit blog neem ik u daarom mee in mijn dagelijkste praktijk. Waar zie ik kansen en bedreigingen en hoe plukt u daar de vruchten van?

Business Intelligence

Als Business Intelligence (BI) consultant houd ik mij dagelijks bezig met data én met bedrijfsprocessen. Het doel van BI is om data om te zetten tot informatie, waardoor er vervolgens betere beslissingen genomen worden. Zo ontstaat er een geïntegreerd proces om op basis van data de organisatie continu te verbeteren. Dit gaat echter niet van de één op de andere dag, maar met een stap voor stap benadering klimt u wel elke keer een stapje hoger op de zogenoemde ‘BI Maturity Ladder’ – de mate van volwassenheid van uw Business Intelligence omgeving.

Bron data

Uw organisatie is op dit moment al bezig met data. Organisaties die geen gebruik maken van IT-systemen komen bijna niet meer voor. Alleen al om tegenwoordig een gedegen financiële boekhouding bij te houden, wordt er bijvoorbeeld gebruikt gemaakt van Exact. Of om orders en klanten bij te houden wordt er gebruik gemaakt van Microsoft Dynamics. De registratie van gegevens in deze systemen is eigenlijk al de eerste stap als u met BI aan de slag wilt. De eerste stap is dus al genomen!

Standaard Power BI voor Microsoft Dynamics NAV, AX D365 FO, BC en Exact Globe

Zien hoe Power BI voor Dynamics & Exact werkt? Bekijk de demo of kies voor een webinar!

Het klassieke lijstje in Excel

Vaak komen we bij organisaties die de hulp van Hillstar inschakelen al vormen van rapportage & analyse tegen. Bijna iedereen heeft wel eens data in een Excel-bestand bijeengebracht. Vaak ontstaat deze behoefte vanuit een tekortkoming van de standaard rapportagemogelijkheden van systemen. Rapportages in Excel zijn een laagdrempelige manier om data te analyseren. Echter na een tijdje loopt men vaak tegen de beperkingen aan: het onderhouden van de Excel bestanden neemt steeds meer tijd in beslag, de bestanden worden groter en daardoor trager in gebruik, bestanden worden ‘gelockt’ doordat er meerdere personen tegelijkertijd gebruik van willen maken en autorisatie is lastig. Voordat u het weet zijn er tientallen Excel bestanden in de organisatie actief en is het moeilijk het overzicht te bewaren.

Interactieve rapportages in Power BI

Een ander nadeel binnen Excel is de beperkte mate van interactiviteit. Je kunt vaak wel een afwijking constateren maar de oorzaak is vaak moeilijk direct te achterhalen. Zou het niet fijn zijn als u op een waarde kunt klikken en kunt inzoomen op een probleem? Of dat de bijbehorende gegevens direct gefilterd worden aan de hand van geselecteerde waarden? Zou het niet een geruststellende gedachte zijn als afwijkingen proactief gemeld worden? Met Power BI behoort dit tot de mogelijkheden en kunt u eenvoudig de volgende stap op de BI-ladder maken. Bent u bekend met Excel dan is de stap naar Power BI vrij klein omdat deze tools onderling veel gelijkenissen kennen. Met Power BI kunt u standaard koppelen met een veelvoud aan databronnen en direct beginnen met het maken van interactieve dashboards. Deze deelt u vervolgens eenvoudig in de Cloud met de betrokken medewerkers die deze op hun mobiel of tablet kunnen bekijken. Autorisatie kan eenvoudig worden ingesteld en wordt gekoppeld aan de ingelogde gebruiker. Niet voor niets wordt Microsoft door Gartner met Power BI al jaren achtereen erkend als ‘Leader’ op het gebied van Analytics en Business Intelligence Platforms.

Business Intelligence Maturity Ladder in Cortana Analytics

Geïntegreerd datamodel in het Data Warehouse

Iedere organisatie die actief aan de slag gaat met BI komt op een gegeven moment tot de constatering dat data vanuit één systeem niet meer voldoende antwoord geeft op de informatievragen. Data vanuit meerdere systemen moet bij elkaar samen worden gebracht wat de omvang van de data vergroot. Tegelijkertijd gaan er vaak kwaliteitsvraagstukken spelen: klopt de data die we gebruiken wel? Ook kan het gebeuren dat het toenemende gebruik van rapportages een te grote belasting op de operationele systemen legt.

Vanuit deze problematiek is het Data Warehouse (DWH) ontstaan, één centrale plek waar alle data bij elkaar wordt gebracht: een ‘data pakhuis’. Hier kan centraal de kwaliteit van data worden verbeterd en de belasting van BI op de operationele systemen worden afgestemd. De technische moeilijkheden van datamodelleren, met alle koppelingen tussen tabellen en systemen, wordt verplaatst van de rapporten naar het Data Warehouse. Hierdoor wordt het uiteindelijke rapporteren voor gebruikers makkelijker, omdat zij geen kennis van de bronsystemen meer nodig hebben. Een nadeel van een Data Warehouse opbouwen is wel dat het door de complexiteit veel tijd kost en dus relatief kostbaar is.

De volgende stap met voorspellende BI

De laatste BI-trend is dat er niet meer uitsluitend gerapporteerd wordt op het verleden en het heden, maar om op basis van data die verzameld is, een voorspelling te kunnen doen naar de toekomst. Eventueel zelfs met een voorgestelde actie daaraan gekoppeld. Zou het niet magisch zijn als u van tevoren al precies weet wanneer en hoeveel u moet gaan inkopen om aan een verwachte toenemende vraag te kunnen voldoen? Met een datawarehouse bent u op dit soort voorspellende vraagstukken voorbereid, dit omdat u reeds al uw data centraal bijéén heeft gebracht. De laatste ontwikkelingen in kustmatige intelligentie staan al op de volgende trede op u te wachten.

 

Vliegende start

Als u op dit moment aan het begin van de ladder staat lijkt een Data Warehouse of Datahub zoals BIRDS misschien wel een utopie. Gelukkig is er de mogelijkheid om een vliegende start te maken en de eerste treden op te sprinten. Hillstar levert met BIRDS een ready to use Datahub voor o.a. Exact Globe, Dynamics NAV/Business Central en AX/D365 SCM & Finance met bijbehorende Power BI-rapportages. Hierdoor heeft u binnen korte tijd de voordelen van zowel Power BI als een Data Warehouse binnen uw organisatie beschikbaar. Dit Data Warehouse is toekomstbestendig door het gebruik van Microsoft technologie en de mogelijkheid om extra bronnen te koppelen. Wilt u liever rustig de trap betreden en eerst kennismaken met Power BI? Hillstar biedt hiervoor een Power BI-basistraining aan waar u in één dag de vaardigheden leert om zelf aan de slag te gaan!