Talen

Snel en adequaat voorraad en inkoop hervormen met Power BI

Snel en adequaat voorraad en inkoop hervormen met Power BI

Dit blog is geschreven door Michael Sluis, BI Consultant bij Hillstar

KPI’s voor Voorraad en Inkoop

Hoe maak je van abstracte getallen een concrete verbetering? De term KPI’s, Kritische Prestatie Indicatoren, hoor je tegenwoordig veel de revue passeren. Wat is het nou precies en wat kan het voor jouw organisatie, afdeling of werkzaamheden betekenen? In dit blog laat ik je dat graag zien aan de hand van voorbeelden voor het domein Inkoop & Voorraad. Te beginnen met een voorbeeld van wat een KPI nu precies is naar de visie van Hillstar.

KPI's voor het hervormen van de inkoop en verkoop

Een KPI is dus een samenvatting van belangrijke variabelen die jou of jouw organisatie informeren over hoe goed of slecht het binnen een bepaalde afdeling of domein gaat. Hier is ook altijd een norm gekoppeld, omdat er anders niet beoordeeld kan worden of er goed of slecht gescoord wordt.

Standaard Power BI voor Microsoft Dynamics NAV, AX D365 FO, BC en Exact Globe

Zien hoe Power BI voor Dynamics & Exact werkt? Bekijk de demo of kies voor een webinar!

Inkoop & Voorraad

Vaak weten bedrijven goed hoeveel ze afgelopen jaar totaal ingekocht hebben, hoeveel ze op dit moment op voorraad hebben liggen van Artikel X of van welk artikel de oudste voorraad in het magazijn ligt opgeslagen. Binnen mijn dagelijkse werk als BI-Consultant kom ik bij heel uiteenlopende bedrijven over de vloer en help ze om op dagelijkse basis geïnformeerd te zijn over hun voorraadstanden.

Veel organisaties hebben met Excel een beeld bij voorraad- en inkoopactiviteiten. Het zijn echter allemaal gegevens over het verleden en het heden. Bepaalde patronen of momenten waarop je had willen bijsturen, komen nu te laat of niet aan het licht waardoor hier niet het maximale uitgehaald kan worden. Met de juiste KPI’s krijg je proactief inzicht en stuur je tijdig bij.

Drie belangrijke KPI’s voor het domein Inkoop & Voorraad heb ik voor je verzameld. Ze geven je proactief informatie die je in staat stelt snel te analyseren en te schakelen en zo de Past, Present en Future inzichtelijk hebt.

Voorraad inzichten in Power BI

1. Omloopsnelheid van de voorraad

De omloopsnelheid van de voorraad is zowel een bekende als lastig te definiëren KPI. Er bestaat vaak discussie over de exacte definitie. Binnen BIRDS hanteren we de definitie van omloopsnelheid als:

Omzet (in een jaar) in verkoopprijzen/ gemiddelde voorraad in verkoopprijzen (in een jaar)

 De omloopsnelheid van de Voorraad geeft daarmee dus een indicatie van hoe lang bepaalde of de gehele voorraad ligt opgeslagen in bijvoorbeeld een magazijn. Hoe hoger de uitkomst, hoe korter de voorraden liggen opgeslagen waardoor er in korte tijd weer vermogen vrijkomt dat in deze voorraad is geïnvesteerd. Door inzicht te krijgen in de omloopsnelheid kun je de ideale inkooptermijn plannen om te voorkomen dat er te veel voorraad in het magazijn ligt en anderzijds kunt voorkomen dat je klanten nee moet verkopen omdat je te laat hebt ingekocht.

2. Leverbetrouwbaarheid

Leverbetrouwbaarheid, oftewel het beoordelen van de relaties die je hebt met jouw diverse leveranciers, is enorm belangrijk en wordt nog wel eens vergeten. Wanneer hier geen inzicht voor jouw organisatie is, kan het voor komen dat er gewerkt wordt met een leverancier die de levertijden meer dan de helft van de tijd niet kan nakomen of vaak incomplete leveringen doet. De definitie wordt vaak bepaald aan de hand van het OTIF-principe: On Time & In Full.

Leverbetrouwbaarheid: (Percentage leveringen op afgesproken datum + Percentage leveringen dat compleet was en vrij van defecte artikelen) / 2


De leverbetrouwbaarheid is een belangrijke KPI die jouw relaties met diverse leveranciers inzichtelijk kan maken zodat je een betere onderhandelingspositie kunt verkrijgen wanneer je met deze leveranciers nieuwe afspraken maakt of tussentijds tot het inzicht komt dat je mogelijk beter af bent met een andere leverancier. Een norm zou bijvoorbeeld kunnen zijn dat een leverancier betrouwbaar wordt bevonden wanneer deze een leverbetrouwbaarheid heeft van ten minste 90%.

Inkoop inzichten in Power BI
Voorraad by item in Power BI

3. Retourgraad van de voorraad

De Retourgraad van de voorraad geeft jou het inzicht over welke producten vaker teruggestuurd worden dan andere. Daarnaast is het een graad dieper, interessant om te achterhalen waarom deze artikelen teruggestuurd worden. Mogelijk zijn deze producten defect bij levering, van mindere kwaliteit of voldoen ze niet aan de verwachtingen van de klant. Op het moment dat deze redenen inzichtelijk zijn, kunt u hierop acteren.

Retourgraad van de voorraad: Percentage van de voorraad/per artikel dat geretourneerd wordt door de klant.


Voor deze KPI kan een norm vastgesteld worden zoals bijvoorbeeld een retourgraad niet hoger dan 2%. Binnen Power BI kunnen alerts worden ingesteld dat bij overschrijding van de norm een bericht naar het team of een manager van een team gaat. Zodoende ben je in staat veel sneller te reageren op afwijkingen en blijft de schade of het bederf wat daaruit voortkomt zo klein mogelijk.

Hoe nu verder?

Door middel van deze drie KPI’s kun jij ervoor zorgen dat je beter inzicht krijgt in de domeinen Inkoop & Voorraad. De Power BI-rapportages tonen trends en ontwikkelingen die je in staat stellen hierop bij te sturen. Binnen onze oplossing BIRDS hebben wij standaardrapportages om deze domeinen (en meer) inzichtelijk te maken. Ze bieden een fundament om zelf met jouw KPI’s aan de slag te gaan en met behulp van data betere beslissingen te nemen. Zo maken we samen jouw organisatie (nog) succesvoller!