Talen

Vergeet lijstjes in Excel, wordt slimmer met Power BI

Vergeet lijstjes in Excel, wordt slimmer met Power BI

Vergeet lijstjes in Excel, wordt slimmer met Power BI

Power BI is vijf jaar oud geworden! Een uitgelezen moment om te beginnen met Power BI en die lijstjes in Excel nu in de prullenbak te gooien. Toen de rapportage-oplossing in 2015 werd geïntroduceerd, zagen wij direct de potentie. ‘The Next Big Thing’ vonden we het. Vanaf het begin was het Power BI team bij Microsoft al erg betrokken bij de gebruikers. Inmiddels is er veel verbreding en verdieping aangebracht, waardoor we inmiddels van een heel volwassen BI-oplossing spreken.

Vijf manieren waarop Power BI je (bedrijf) slimmer maakt

Business Intelligence gebruik je om je organisatie beter te laten presteren. Data vormt daarbij de basis. Daar ligt tenslotte de ‘waarde’. Al moet je daar nog wel iets mee doen om die waarde ook om te zetten in betere resultaten. In het verleden deden we dat voornamelijk met Excel en als dat niet voldeed werd vaak een specifieke BI-tool gekozen. Totdat Microsoft haar eigen BI-oplossing ging leveren in 2015. Diverse specifieke toepassingen binnen Excel werden samengevoegd en zo werd Power BI geboren. We merken dat er veel organisaties stappen mee maken. Maar horen ook regelmatig dat bedrijven het uitstellen en zien als een groot project voor de toekomst. Dat is zonde, want je kunt met relatief kleine stappen hele mooie resultaten behalen. Wij hebben een lijst samengesteld van vijf manieren waarop Power BI je organisatie slimmer maakt.

1. Resultaten worden zonder moeite dagelijks actueel getoond

Als je ’s morgens eerst nog een uur moet besteden om alle data van diverse plekken te verzamelen en vervolgens moet combineren in Excel, daarna nog moet controleren of je het wel helemaal goed hebt gedaan en of de data wel klopt… Daar houd je vanzelf wel een keer mee op. Power BI levert zelf al de nodige automatisering op dit vlak. Echter moet je zelf nog wel modellen bouwen en snappen waar je de data vandaan moet halen. Bij Hillstar hebben we daarom een tussenlaag gecreëerd waarin alle modellen worden opgebouwd. Dat maakt rapporteren nog makkelijker, omdat je dan ook geen kennis van de bronsystemen meer hoeft te hebben.

2. Alle collega’s kijken naar dezelfde gegevens

Hebben jullie het allemaal over hetzelfde wanneer het gaat over verkopen? Of heeft het hoofd van het verkoopteam het over alle bruto verkopen en commercieel directeur het over verkopen minus retouren? En dat is nog maar op één afdeling. Op iedere afdeling kunnen wij over het algemeen een lijstje maken met definities die een ieder zelf invult. Je kunt pas slimmer groeien wanneer iedereen binnen de organisatie dezelfde definities hanteert.

Power BI & BIRDS leveren snel inzicht in verkoop, inkoop, voorraad, crediteuren, debiteuren en grootboek

Bekijk deze Power BI dashboards live in de demo

3. Data is toegankelijker dan ooit met Power BI

Hoeveel losse Excel documenten gaan er in uw organisatie rond? En is dat potentieel risicovol? Met Microsofts BI-tool komt de data op één plek samen en kies je wie welke zaken mag zien en wie niet. Die persoon bekijkt de data dan vervolgens vanaf zijn pc, tablet of smartphone. Overal en wanneer hij of zij wil. Door onder andere BIRDS toe te passen in combinatie met Power BI kun je alle losse Excelletjes uitzwaaien.

4. Het is vaak het startsein voor meer vernieuwende software

Power BI is een onderdeel van Microsoft Power Platform, waar bijvoorbeeld ook Power Automate en Power Apps onder vallen. Vaak is Power BI een katalysator om uiteindelijk meerdere onderdelen van Power Platform te gaan gebruiken en daarmee een aanzienlijke tijdsbesparing of efficiëntieslag te realiseren. Met Power Automate kun je allerlei alerts instellen om het verkoopteam op scherp te zetten. Een ander voorbeeld hoe je Power Platform in kunt zetten is door met Automate het budgeteerproces te automatiseren en Power Platform te gebruiken voor het snel invoeren van data. Slechts twee voorbeelden die best ver uit elkaar liggen. Dat toont aan dat het Power Platform heel flexibel is.

5. Power BI zet mensen in beweging

De krachtige visualisaties zijn in staat om mensen in beweging te krijgen. Niet zoals in de sportschool, maar wel met hetzelfde doel, namelijk werken aan verbetering. Binnen de oplossing kun je gegevens voorwaardelijk opmaken. Dat houdt in dat resultaten die negatief zijn rood worden en goede cijfers in de kleur groen worden weergegeven. Zo maak je data ‘actionable’. Iedereen die met de rapportages werkt kan op die manier heel snel zien wat er moet gebeuren om betere resultaten te realiseren. Vergelijkbaar met een sportcoach in de sportschool dus ongeveer.

We kunnen Excel overigens niet vergeten. Het wordt vaak gebruikt naast Power BI, omdat even snel wat data bekijken makkelijk is met Excel. Het voordeel van Excel is dat Power BI eruit ontstaan is en je redelijk gemakkelijk over kunt stappen. Wanneer je een hoog kennisniveau hebt van Excel, is instappen in Power BI niet lastig. Het eerste Power BI dashboard is dan zo gemaakt. Met BIRDS hebben we alle essentiële rapportages al gemaakt. Doordat we deze oplossing tussen Microsoft Dynamics of Exact Globe en Power BI zetten, komt alle data eerst samen op één plek. Vervolgens wordt het in standaard modellen geladen en gevisualiseerd in de voorgedefinieerde rapporten en dashboard. Daardoor verslechtert de performance van de rapporten en dashboards en de bronsystemen niet en hoef je als gebruiker niet zelf modellen te maken, maar kies je eenvoudig welke data je inzichtelijk wilt maken.